black n orange
Tecmilenio · Mercadotecnia
Guía del proyecto para Mercadotecnia Tecmilenio · 2 de octubre de 2026

El portal de tickets se muda a una plataforma propia. Esto es lo que vamos a construir.

Hoy, cualquier área de Tecmilenio le pide cosas a Mercadotecnia a través de un portal armado sobre HubSpot. Vamos a reconstruirlo como una plataforma independiente, de uso interno de Mercadotecnia, que estará operando antes del 3 de noviembre, cuando Tecmilenio deja HubSpot. Esta guía explica, sin tecnicismos, cómo funciona hoy, qué problemas resuelve el nuevo portal, qué va a cambiar y qué necesitamos definir juntos.

Versión sin jerga Kickoff 1 oct · Entrega 2 nov Basada en la demo del 7 de agosto Basada en su documento de especificaciones
En una frase

Un lugar donde cualquier persona de Tecmilenio pide algo a marketing, el equipo correcto lo recibe solo, nadie pierde un mensaje, y los líderes por fin ven cuánto trabajo entra y qué tan rápido sale.

Kickoff · 1 de octubre

Lo que acordamos

  • El alcance no cambia: reemplazar el portal de HubSpot, centralizar respuestas, medir y separar la vista de cada equipo.
  • Se entra con correo @tecmilenio.mx, sin pedirle nada a TI.
  • Arrancamos en un subdominio temporal de Black n Orange y pasamos al de Tecmilenio cuando esté listo.
  • Se agrega el estado "Cancelado".
  • Sesión semanal fija de 10:00 a 10:45: primero avances, al final demos funcionales.
  • Infraestructura propuesta: Supabase + Cloudflare, administrada por Black n Orange y sin costo para Tecmilenio, sujeta a la validación de TI.
  • La migración de HubSpot se hace con una clave de servicio. Se prefiere el historial completo.
Cómo funciona hoy

Un ticket, de principio a fin, tal como lo mostró Anakaren

Anakaren González, de Experiencias Digitales, es quien armó y administra el portal actual. En la demo nos recorrió los dos lados: el de quien pide y el de quien atiende.

Alguien necesita algo

Entra al portal con su correo y contraseña. Se les pide usar el correo institucional, pero el sistema no lo obliga. Ve solo sus propias solicitudes.

Llena un formulario

Nombre, área, asunto, proyecto, nivel, campus y una descripción. Según el servicio que elija, aparecen preguntas específicas del equipo que lo va a atender: el "brief".

Llega al equipo correcto

Una regla automática lo asigna. Al responsable le llega un correo. Atiende desde una bandeja parecida a un inbox, con notas internas que el solicitante no ve.

Conversan hasta cerrar

Cada respuesta llega al portal y al Outlook del solicitante. Si el equipo espera algo del solicitante, hay recordatorio a las 48 horas y cierre automático 48 horas después.

Lo que sí funciona

Esto se conserva tal cual

  • El formulario que cambia según lo que pides.
  • Separar la conversación con el solicitante de las notas internas.
  • Subir y bajar archivos en cualquier momento.
  • Poder contestar desde Outlook sin entrar al portal. Fue la clave para que la gente lo adoptara.
  • La pantalla limpia del solicitante.
  • Los recordatorios y el cierre automático.
Lo que duele hoy

Seis problemas que ustedes ya identificaron y que el nuevo portal tiene que resolver

Respuestas que se pierden

Si alguien contesta desde Outlook y no deja en copia al correo automático del sistema, esa respuesta nunca llega al portal y puede no llegarle al responsable.

"Es un riesgo que vemos aquí y que no está tan chido."

Demo, minuto 14

Todos ven todo

Cualquier persona que atiende tickets puede ver los de todas las áreas. Los líderes quieren ver solo a su equipo, por privacidad y por orden.

"Ni siquiera quiero tener la oportunidad de meterme."

Demo, minuto 27 · Documento §3.2.C

45 campus, uno por uno

El formulario lista todos los campus en una sola lista plana. Quien trabaja por zona tiene que marcar 13 casillas a mano.

Demo, minuto 7 · Documento HU02

Nadie sabe quién pidió

El correo que avisa al equipo trae el asunto y el área, pero no el nombre de la persona que hizo la solicitud.

Demo, minuto 18

Sin métricas

No hay reportes de cuántos tickets entran, cuánto tardan ni quién está saturado. Los tiempos de respuesta de 24 horas son un acuerdo de palabra, no una regla del sistema.

Demo, minutos 21, 24 y 28

Datos repetidos y proyectos partidos

Cada solicitud vuelve a pedir nombre, correo y área. Y un proyecto que involucra a dos equipos obliga a levantar dos tickets desde cero.

Documento §3.2.B

Hoy contra mañana

Qué cambia para ustedes, punto por punto

Lo marcado como nuevo no existe hoy; viene de su documento de especificaciones.

Tema
Hoy en HubSpot
Mañana en el Portal 2.0
Entrar
Registro manual con cualquier correo y contraseña.
Entras con tu correo @tecmilenio.mx, verificado. Nadie de fuera de Tecmilenio puede entrar.
Tus datos
Los escribes en cada solicitud.
Ya vienen llenos.
Campus
Lista plana de 45 casillas.
Agrupados en 4 zonas, con "seleccionar toda la zona".
Correo
Funciona, pero se pierde si no copias al buzón del sistema.
Cualquier respuesta por correo queda en el ticket, aunque no copies a nadie.
Quién ve qué
Todos ven todo.
Cada equipo ve lo suyo. El líder ve a todo su equipo.
Asignación
Regla por tipo de servicio.
Igual, más reparto automático a quien tenga menos carga.nuevo
Proyectos grandes
Un ticket por equipo, desde cero.
Un ticket "padre" con sub-tickets, uno por equipo.nuevo
Rechazos
No hay estatus de rechazo.
Rechazar obliga a escribir el motivo, y el solicitante lo ve.nuevo
Al cerrar
Se cierra y ya.
Encuesta corta de satisfacción.nuevo
Métricas
Casi ninguna.
Tablero por líder: volumen, tiempos, entregas a tiempo, satisfacción, rechazos.
Historial
Solo la conversación.
Bitácora automática de cada cambio: quién, qué y cuándo.nuevo
Tickets anteriores
Se quedan en HubSpot, que Tecmilenio deja el 3 de noviembre.
Se mudan al portal nuevo por conexión directa con HubSpot, con sus conversaciones y archivos.
Servidor
Vive en HubSpot.
Plataforma propia en Supabase y Cloudflare, administrada por Black n Orange. Tecmilenio no necesita servidor propio ni licencias por usuario. Sujeto a la validación de TI.
Dirección
portal-mkt.tecmilenio.mx, sobre HubSpot.
Un subdominio temporal de Black n Orange y después el subdominio de Tecmilenio.
El viaje de un ticket

Siete estados, y qué pasa en cada uno

Los nombres vienen de su documento de especificaciones. "Validación final" no aparece ahí, pero hoy es el estado que dispara el cierre automático, así que proponemos conservarlo. "Cancelado" se agregó en el kickoff.

1

Nuevo

Acaba de entrar. Ya tiene equipo y responsable.

24 h para primera respuesta
2

En proceso

El equipo lo está trabajando. Debe fijar una fecha promesa de entrega.

3

Pendiente de información

El equipo tiene una duda y espera al solicitante.

48 h + 48 h
4

Validación final

"Aquí está lo que pediste, dame tu visto bueno."

48 h + 48 h
5

Finalizado

Entregado. Se dispara la encuesta de satisfacción.

6

Rechazado

No procede. Motivo obligatorio y visible.

7

Cancelado

Ya no se necesita. Se cancela con una nota y no cuenta como rechazo.

48 h + 48 h

Cuando la pelota está del lado del solicitante, a las 48 horas le llega un recordatorio con liga directa al ticket. Si pasan otras 48 horas sin respuesta, el ticket se cierra solo. Basta con que conteste cualquier cosa para cancelar el reloj. Esta regla ya existe hoy y se conserva igual.

Quién gana qué

Tres tipos de personas usan el portal

Quien pide

Solicitantes

~106personas
  • Entra con su correo de Tecmilenio, sin registros manuales.
  • El formulario ya sabe quién es.
  • Puede seguir contestando desde Outlook sin miedo a que se pierda.
  • Ve todo su historial en un solo lugar.
  • Si le rechazan algo, sabe por qué.
Quien atiende

Equipos de marketing

~50personas
  • Solo ve los tickets de su equipo.
  • El aviso de ticket nuevo dice quién lo pidió.
  • Un solo lugar para conversar, dejar notas internas y subir archivos.
  • Los recordatorios y cierres siguen siendo automáticos.
  • Puede partir un proyecto en sub-tickets.
Quien lidera

Líderes de equipo

5 a 7personas
  • Ve todo lo de su equipo y nada de los demás.
  • Reasigna y ajusta prioridades.
  • Ve quién está saturado antes de asignar.
  • Tablero con volumen, tiempos y entregas fuera de plazo.
  • Calificación de satisfacción por persona.

Los números son los que compartió Anakaren en la demo; los confirmamos juntos en el kickoff.

Los equipos que atienden

Cinco equipos, cada uno con su propio cuestionario

Cada equipo tiene "rutas": tipos de servicio con sus preguntas. Su documento de especificaciones ya trae la mayoría escritas.

Comunicación y Relaciones Públicas2 rutas Branding interno1 ruta Social media3 rutas Operaciones creativas3 rutas + 2 sub-rutas Experiencias digitales10 rutas, 8 sin preguntas todavía
Antes de construir

Lo que necesitamos definir juntos

Nada de esto lo podemos suponer. Cada pregunta indica quién puede responderla mejor; en el kickoff le ponemos fecha a cada una.

Validación de TISi TI autoriza Supabase + Cloudflare, o si pide Azure o que los datos vivan en su propia infraestructura. Les enviamos la tecnología y las dependencias del servidor; TI revisa el código antes de decidir. Lo ideal es tener respuesta el viernes 9 de octubre.
Jorge Ricardo · TI
Clave de servicio de HubSpotLes enviamos la lista de permisos y, con ella, un superadministrador crea la clave de solo lectura. No es una contraseña personal y se cancela al terminar.
Jorge Ricardo
Subdominio de TecmilenioCuál será (por ejemplo, tickets.tecmilenio.mx), cuándo estará listo y si TI autoriza que los avisos salgan desde un correo de Tecmilenio. Mientras tanto trabajamos en uno temporal de Black n Orange.
TI
Historial completoPrefieren migrar todo y lo estamos evaluando. Como los briefs cambiaron con el tiempo, lo que no coincida se guarda como "Datos del brief original". Falta saber hasta qué día hay acceso a HubSpot.
Black n Orange · Anakaren
Quién puede cancelarProponemos que el solicitante cancele lo suyo y que el equipo también pueda hacerlo, con una nota. Falta confirmarlo.
Jorge Ricardo
Nombres de las 4 zonas de campusEl documento agrupa los campus en cuatro zonas, pero las deja sin nombre.
Anakaren
Preguntas faltantes de los cuestionariosLa lista completa de proyectos. Además, Experiencias digitales tiene 8 rutas vacías y Social media debe definir qué pedir si eligen Spotify o YouTube.
Jorge Ricardo · Líderes
Tiempos comprometidos por rutaPara medir entregas a tiempo hay que saber cuánto se promete por cada tipo de servicio.
Jorge Ricardo
Lista definitiva de estadosConfirmar si "Validación final" se queda, y si la lista de tipos de servicio del formulario general es la final.
Anakaren
Números exactosSolicitantes activos, personas por equipo y líderes, para dimensionar permisos y capacitación.
Anakaren
Fechas de pruebasQuiénes prueban y cuándo. Recomendamos el 26 y 27 de octubre para dejar margen antes del corte.
Jorge Ricardo
DrupalEn la demo se mencionó que están explorando Drupal. El portal no depende de esa decisión; solo hay que confirmar que no se espera conectarlo a Drupal en esta primera versión.
TI
El plan · 1 de octubre al 2 de noviembre

Cinco semanas. Cinco juntas. Lo que marca el ritmo son las revisiones, no el código.

Construir el portal completo en cuatro semanas y media es una ventana corta, y la fecha no se mueve: el 3 de noviembre Tecmilenio deja HubSpot. Construir es la parte rápida; lo que marca el ritmo son las revisiones. Solo entra si las dos vías corren en paralelo: mientras nosotros construimos un bloque, ustedes validan el anterior. Y dependen una de la otra, así que una junta que se recorre una semana detiene las dos al mismo tiempo. Por eso el calendario se ancla en las juntas.

Sesión fija, misma hora

De 10:00 a 10:45 cada semana, como se acordó en el kickoff. Las primeras son de avance y las demos funcionales quedan para el final. En cinco semanas, una sesión que se mueve cuesta una semana entera.

Regla de 48 horas

Lo que sale de una junta se responde en 48 horas hábiles. Si no hay respuesta, avanzamos con el supuesto escrito en la minuta. Sin esta regla, cada pregunta cuesta una semana completa.

Una sola persona que concentra

Jorge Ricardo, champion del proyecto, consolida todo del lado de Tecmilenio, y Anakaren lleva la migración desde HubSpot. Así las respuestas de los cinco equipos llegan por un solo canal y nada se queda en el aire.

Arranque1 – 2 oct
Semana 15 – 9 oct
Semana 212 – 16 oct
Semana 319 – 23 oct
Semana 426 – 30 oct
Entrega2 nov
JuntasBnO + Tecmilenio
Kickoff
Taller de briefsAvance 1
Avance 2
Demo 1
Demo 2 · Go / No-goCapacitación
Definiciones
Validación de TI, clave de HubSpot, catálogos
Cuestionarios5 líderes
Recolección de las rutas que faltan
Construcción
Núcleo
Los 5 cuestionarios
Permisos y tableros
Validación
Revisión en cada demo y pruebas con usuarios reales
Mudanzadesde HubSpot
Migración de prueba, migración final, capacitación y arranque
Depende de Tecmilenio Lo hace Black n Orange Los dos juntos Junta agendada
Arranque1 – 2 oct

Kickoff y pendientes

El kickoff se hizo el jueves 1. De ahí salieron estos pendientes, con responsable.

Jue 1
Junta 1 · Kickoff (realizada). Se confirmaron el alcance, la entrada con correo @tecmilenio, el subdominio temporal, el estado "Cancelado" y la sesión semanal fija de 10:00 a 10:45.
BnO
Minuta y calendario (Ariadna), este documento y el PRD, la lista de permisos para la clave de HubSpot (Carlos), y la tecnología y dependencias del servidor para TI (Jazmín).
Tecmi
Validación de TI, clave de servicio de HubSpot, lista completa de proyectos y tiempos comprometidos por ruta (Jorge Ricardo).
BnO
Evaluar la migración del historial completo y confirmarla. En cuanto exista la clave, medimos cuántos tickets, conversaciones y archivos hay que mudar.
Semana 15 – 9 oct

Definiciones y núcleo del portal

El núcleo no depende de los cuestionarios, así que se construye mientras se cierran las definiciones. Al final de la semana existe un portal que se puede usar de verdad, con dos equipos cargados y el ciclo completo funcionando de extremo a extremo.

Lun – Mié
Construcción del núcleo. Inicio de sesión con correo @tecmilenio, el motor que hace que el formulario cambie según lo que pides, campus por zona, reglas de asignación, el modelo de permisos, la integración de correo en los dos sentidos y las automatizaciones de estados y tiempos.
Mar 6
Taller de cuestionarios, 90 min. Los cinco líderes juntos, trabajando sobre la plantilla que ya recibieron. No se empieza de cero en la sesión.
Jue 8
Sesión de avance 1, 10:00 a 10:45. Avance del núcleo y de las definiciones, y revisión de pendientes.
Vie 9
Definiciones cerradas por escrito: catálogos, nombres de las zonas, tipos de servicio y estados. Es también la fecha recomendada para la respuesta de TI sobre la infraestructura.
Semana 212 – 16 oct

Los cinco cuestionarios

El punto de mayor riesgo del proyecto: depende de que cinco personas distintas revisen lo suyo el mismo día.

Lun – Mié
Carga de los cinco cuestionarios completos, más los tickets padre e hijo para proyectos que tocan varias áreas.
Jue 15
Sesión de avance 2, 10:00 a 10:45. Se muestran en pantalla los cinco cuestionarios cargados para que cada líder confirme el suyo.
Regla
Si un equipo no alcanza a revisar, su cuestionario se carga tal como está en el documento de especificaciones y se ajusta después, ya en producción. Así ningún equipo detiene a los demás.
Semana 319 – 23 oct

Permisos, tiempos, tableros y mudanza de prueba

Lo que los líderes pidieron en la demo de agosto: dejar de ver los tickets de los demás y empezar a ver números. En paralelo, la primera mudanza de prueba del historial.

Lun – Mié
Construcción. Aislamiento por equipo, tiempos comprometidos, encuesta de satisfacción, reportes y tableros. En paralelo, migración de prueba del historial de HubSpot.
Jue 22
Demo funcional 1, 10:00 a 10:45. Recorrido completo en vivo: levantar un ticket, que llegue solo al equipo, responder desde Outlook y verlo en el portal. Cada líder comprueba que ya no ve lo de otras áreas y revisa su tablero. Anakaren revisa una muestra del historial migrado.
Vie 23
Entrega del guion de pruebas a las ocho personas que van a probar el portal la semana siguiente.
Semana 426 – 30 oct

Pruebas, mudanza y capacitación

La semana con más participación de Tecmilenio. Ocho personas prueban, se pasa el historial y se capacita a todos.

Lun – Mar
Pruebas con usuarios reales. Tres solicitantes de áreas distintas, tres personas que atienden y dos líderes, 45 minutos cada uno con guion. Fechas por confirmar.
Mié 28
Migración final del historial de HubSpot, con todo lo que se haya movido desde la prueba, y corrección de lo que hayan encontrado las pruebas.
Jue 29
Demo funcional 2 y Go o No-go, 10:00 a 10:45. Recorrido final con lo encontrado en las pruebas ya corregido, y decisión formal de salir a producción, tomada sobre los resultados y no sobre una opinión.
Jue – Vie
Capacitación, dos sesiones de 45 min. Una para quienes piden y otra para quienes atienden. Se entregan guías de una página.
Vie 30
Salida a producción. HubSpot pasa a solo lectura hasta su baja. Si el subdominio de Tecmilenio ya está listo, apunta al portal nuevo; si no, seguimos en el temporal de Black n Orange. Se entrega un respaldo completo de HubSpot. El cambio se hace justo antes del puente, sin usuarios en línea.
EntregaLun 2 nov

Cierre formal del proyecto

Tecmilenio no labora ese día. El sistema ya lleva el fin de semana largo en producción asentándose, y la fecha se usa para la entrega formal: documentación, accesos de administrador, guías de usuario, tableros configurados y acta de cierre.

Mar 3 nov
Primer día de operación real, y el día en que Tecmilenio deja HubSpot. Black n Orange acompaña en vivo toda la jornada, con atención inmediata a lo que salga. El respaldo de HubSpot queda como archivo histórico.
Vie 30

El puente de Día de Muertos no es un obstáculo del calendario, es la mejor ventana que tiene el proyecto. Cambiar de plataforma con gente trabajando es el momento de mayor riesgo de toda la migración, así que el corte se hace el viernes 30 y el sistema pasa el fin de semana largo asentándose sin nadie conectado. El lunes 2 es la entrega formal y el martes 3 arranca la operación real, acompañada.

Lo que necesitamos de Tecmilenio

Unas cinco horas por líder, repartidas en cinco semanas

Este es el tiempo real que el proyecto le pide a su equipo. Lo ponemos completo desde el inicio porque de estas sesiones depende la fecha.

SesiónCuándoQuién debe estar
KickoffJue 1 oct · realizadoJorge Ricardo y Anakaren
Taller de cuestionariosMar 6 oct · 90 minLos cinco líderes
Sesión de avance 1Jue 8 oct · 10:00 a 10:45Jorge Ricardo y Anakaren
Sesión de avance 2: cuestionariosJue 15 oct · 10:00 a 10:45Jorge Ricardo y los cinco líderes
Demo funcional 1Jue 22 oct · 10:00 a 10:45Jorge Ricardo, Anakaren y los cinco líderes
Pruebas con usuarios26 – 27 oct, por confirmar · 45 min c/uTres solicitantes, tres agentes, dos líderes
Demo funcional 2 y Go o No-goJue 29 oct · 10:00 a 10:45Jorge Ricardo, Anakaren y los líderes
Capacitación29 – 30 oct · 45 min c/uTodos los usuarios
Si algo se atrasa

La fecha no se mueve. Se recorta alcance, en este orden.

Cuatro semanas y media no dejan margen. Si una junta se pospone o los cuestionarios no llegan, esto es lo primero que se va a la fase de ajustes, sin tocar el 2 de noviembre.

1
Tickets padre e hijoEl solicitante levanta un ticket por equipo, igual que hoy. No es un retroceso, solo deja de ser una mejora.
2
Reparto automático de cargaEl líder asigna a mano, igual que hoy.
3
Encuesta de satisfacciónSe pierde la calificación del primer mes.
4
Los reportes secundariosQuedan volumen, estados y tiempos, que son los tres que pidieron en la demo.
5
Los cuestionarios sin respuestaSe cargan tal como están en el documento de especificaciones y se ajustan después.
Lo que no se recorta nunca Que las respuestas por correo siempre queden en el ticket, que cada equipo vea solo lo suyo, que solo se entre con correo de Tecmilenio y que el historial acordado se mude al portal nuevo. Son las cuatro razones por las que existe el proyecto.
Glosario mínimo

Siete palabras que van a salir en las juntas

TicketUna solicitud. Tiene folio, responsable, estado y una conversación.
BriefEl cuestionario específico de cada equipo. Lo que necesitan saber para ponerse a trabajar.
RutaUn tipo de servicio dentro de un equipo. Cada ruta tiene su brief y puede tener responsable fijo.
HubSpotLa plataforma donde vive el portal hoy. Se usó una función pensada para clientes externos. Tecmilenio la deja el 3 de noviembre.
Clave de servicioUn permiso de solo lectura que da HubSpot para sacar la información por conexión directa. No depende de la cuenta de ninguna persona y se cancela al terminar.
SLATiempo comprometido. Por ejemplo, contestar en 24 horas o entregar en la fecha promesa.
CSATLa calificación que deja el solicitante al cerrar su ticket. Sirve para medir el servicio.